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Cómo hacer el cierre de mes (facturación)

Cada mes, antes de cerrar el ejercicio, conviene revisar la facturación del mes: ingresos cobrados, ingresos pendientes, gastos, y resultado del mes.

Quién puede verlo

Dirección.

Pasos recomendados a fin de mes

  1. Comprueba los ingresos cobrados en Finanzas → Ingresos. Filtra por el mes (con la barra de búsqueda del navegador) y revisa que todos los mensuales estén marcados como Paid (pagados). Mira que la columna "Estado" esté verde.
  2. Revisa los ingresos pendientes (deudas con familias) y decide qué hacer:
    • Si son recientes, déjalos unos días y vuelve a revisarlos a fin de mes.
    • Si son de hace más de 30 días, habla con la familia por teléfono o por correo.
    • El sistema sí envía un aviso por correo a la Dirección cuando corresponde (por ejemplo, recordatorios de licencias de Federación o resumen mensual de fichajes). No envía todavía WhatsApp ni mensajes directamente a las familias.
  3. Comprueba los gastos en Finanzas → Gastos. Sube las facturas que falten y asegúrate de que no hay gastos duplicados.
  4. Mira el Dashboard (las tarjetas de ingresos, gastos y resultado) para ver el resultado global del mes en curso. Ten en cuenta que la cifra de "ingresos del mes" incluye también los ingresos pendientes de cobrar, no solo lo realmente recibido.

Si todo cuadra...

El mes está cerrado. Anota la cifra del resultado para la comparativa año a año.

Si algo no cuadra...

Mira primero: - ¿Todos los alumnos con actividad tienen la deuda generada? - ¿Algún ingreso se quedó como "Pendiente" cuando ya se cobró? - ¿Algún gasto se quedó sin factura?

Corrige y vuelve a ver el balance.

Cierre anual

A final de año, antes de la primera semana de enero:

  1. Repasa los listados de Ingresos y Gastos mes a mes (ordenando por fecha). El listado no expone un botón de exportación a CSV, así que si quieres guardarlos aparte en tu ordenador tendrás que copiarlos a mano o copiar la tabla a una hoja de cálculo.
  2. Compara el resultado anual contra los objetivos definidos en Ajustes.

No hace falta exportar para Hacienda

Internamente, el sistema ya guarda todo lo necesario. Lo del copiado manual es por si quieres tener un histórico aparte en tu ordenador.

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