Manual del Entorno

Hípica Las Rozas

Referencia operativa y técnica del sistema de gestión. Última actualización: junio 2026.

La Hípica

Hípica Las Rozas es una escuela de equitación situada en Las Rozas de Madrid, gestionada bajo una concesión pública de 15 años. Actualmente cuenta con aproximadamente 293 alumnos activos, 70 animales (20 ponis y 50 caballos), 4 profesoras y unos 15 contratos de pupilaje.

La escuela opera en dos programas completamente separados: PonyClub para los más pequeños y Caballos para adolescentes y adultos. Cada programa tiene sus propias profesoras, sus propios animales y su propio acceso al sistema de gestión.

La gestión de alumnos, caballos, pagos, comunicaciones y fichaje —antes realizada por WhatsApp y notas personales— se centraliza ahora en la plataforma digital disponible en hipicalasrozas.com.

Programas

PonyClub

  • Edades: 4–12 años
  • ~143 alumnos activos
  • ~20 ponis / Shetland
  • Profesoras: Ana García, Laura Martínez

Niveles
  • Chiquiponis — 4–7 años, 30 min
  • Ponis — 6–12 años, 45 min

Caballos

  • Edades: 12+ y adultos
  • ~150 alumnos activos
  • ~50 caballos
  • Profesoras: Carmen Ruiz, Isabel Sánchez

Niveles
  • Iniciación — 1 hora
  • Avanzado — 1 hora
  • Perfeccionamiento — 1 hora (máx. 4)

Servicios adicionales

Pupilajes (Internado de caballos)
Aproximadamente 15 contratos activos de propietarios que internan sus caballos en las instalaciones. Incluye box, alimentación y cuidado diario. Los contratos y pagos se gestionan desde el panel del Director.
Concursos
La escuela participa en competiciones ecuestres. Las deudas de concurso se registran por alumno y son visibles únicamente para el Director.

Horarios y Pagos

Horario de clases
Lunes a viernes: 16:00 – 21:00
Fines de semana: 10:00 – 14:00
Máximo 6–8 alumnos por clase (Escuela ≤ 8, Tecnificación/Perfeccionamiento ≤ 4).
Sistema de pagos
Pago presencial únicamente (efectivo o tarjeta). Cobro a la Directora.
Clases entre semana: facturación trimestral.
Clases de fin de semana: facturación mensual.
No existe sistema de pago online ni domiciliación bancaria actualmente.
Nota: Los importes y el historial financiero son visibles únicamente para la Directora. Las profesoras ven únicamente si un alumno tiene un pago pendiente (impago), no las cantidades.

Sistema Digital

La plataforma de gestión es una aplicación web desarrollada con Laravel 13 + Filament 5, alojada en un servidor VPS de Hostinger (Ubuntu 24.04 + Docker) con certificados TLS automáticos a través de Caddy.

El sistema reemplaza al antiguo dominio de desarrollo app.alp-see.biz.id, que ya no está en uso. El dominio oficial es hipicalasrozas.com.

Regla importante: Cualquier referencia a alp-see.biz.id en documentos o configuraciones debe ser sustituida por la URL correspondiente en hipicalasrozas.com.

Infraestructura y Despliegue

El sistema opera sobre una infraestructura robusta y de fácil mantenimiento en la nube:

  • Servidor: VPS KVM en Hostinger (Ubuntu 24.04).
  • Despliegue de Contenedores: Entorno encapsulado con Docker Compose que incluye Laravel App, PostgreSQL 18, Redis 7 y Caddy.
  • Proxy Inverso y TLS: Caddy Server gestiona el enrutamiento y la obtención automática de certificados Let's Encrypt para todos los dominios.
  • Copias de Seguridad: Un job automático realiza respaldos pg_dump de la base de datos todas las noches (retención de 14 días en el volumen pgbackups).

Seguridad y Privacidad

Custodia de Consentimientos
Las firmas digitales recogidas en el formulario de inscripción público se validan estrictamente y se almacenan en un disco privado (local), fuera del acceso público. Solo la Directora puede acceder a estas firmas a través de una ruta autenticada.
Mitigación de Spam
El formulario público en consentimiento.hipicalasrozas.com implementa rate-limiting por IP para evitar abusos o envíos masivos.

Accesos al Sistema

El sistema expone cuatro subdominios, cada uno con una función específica:

  • admin.hipicalasrozas.com/admin Panel Director. Acceso completo a todos los módulos: alumnos, caballos, clases, pagos, pupilajes, fichaje, ingresos, gastos y gestión de usuarios.
  • ponyclub.hipicalasrozas.com/ponyclub Panel PonyClub. Acceso para las profesoras de PonyClub. Muestra únicamente alumnos, caballos y clases del área PonyClub.
  • caballos.hipicalasrozas.com/caballos Panel Caballos. Acceso para las profesoras de Caballos. Muestra únicamente alumnos, caballos y clases del área Caballos.
  • consentimiento.hipicalasrozas.com Formulario de consentimiento. Página pública de inscripción y firma digital de consentimiento para nuevos alumnos. No requiere autenticación.

Roles y Permisos

Director
Directora
Acceso completo a todos los paneles y módulos. Ve todos los datos financieros (importes, ingresos, gastos, saldo). Gestiona usuarios, pupilajes, concursos y exportaciones. Puede corregir fichas de fichaje.
Profesora
Profesora (PonyClub o Caballos)
Acceso únicamente a su área (PonyClub o Caballos, nunca ambas). Puede ver alumnos, caballos y grupos de clase de su área. Ve el estado de pago de cada alumno (impago sí/no) pero no los importes. No accede a ingresos, gastos ni módulos financieros.
Mozo
Mozo / Cuidador
Acceso limitado. Puede registrar su fichaje (entrada y salida). No accede a datos de alumnos, finanzas ni gestión de caballos.

Guías de Uso Diario

A continuación se detalla qué ve cada persona al entrar al sistema y cómo realizar sus tareas del día a día, en un lenguaje sencillo y directo.

Guía para la Directora (Susana)

Dónde entras: admin.hipicalasrozas.com/admin

Al acceder con tu correo y contraseña, verás el panel completo. Desde aquí controlas absolutamente todo.

1. Aceptar a un Nuevo Alumno
Cuando alguien rellena el formulario de la página web, no entra a clase directamente. Aparecerá en la sección de "Alumnos Pendientes". Debes entrar ahí, revisar sus datos (por si tiene alergias o necesidades especiales) y hacer clic en "Asignar Grupo". Una vez le asignas un horario y profesora, el alumno pasa a estar activo y el sistema empieza a controlar sus pagos.
2. Registrar Pagos y Sincronización Bancaria
Si alguien te paga en efectivo o tarjeta en la oficina, vas a la ficha del alumno o a la sección de "Pagos" y marcas esa cuota como "Pagada".

Si te pagan por transferencia bancaria, puedes usar la sección de "Sincronización Bancaria". El sistema se conecta al banco, lee las transferencias y la Inteligencia Artificial te sugiere de qué alumno es cada pago (por ejemplo, si en el concepto pone "Mes de junio María Pérez"). Tú solo tienes que revisar y darle a Aceptar.
3. Controlar las Clases y los Caballos
En la sección de "Clases" puedes ver el cuadrante de toda la semana. Puedes asignar qué caballo montará cada alumno. El sistema es inteligente y te avisará con una alerta si intentas ponerle a un alumno un caballo que ya está asignado a otra persona a esa misma hora, o si el caballo está trabajando demasiadas horas seguidas.
4. Revisar la Asistencia del Personal (Fichaje)
En "Fichajes", puedes ver a qué hora han entrado y salido los mozos. Si alguien se olvidó de fichar al salir, tú puedes entrar y corregir la hora manualmente.

Guía para las Profesoras

Dónde entras: ponyclub.hipicalasrozas.com/ponyclub o caballos.hipicalasrozas.com/caballos

Entrarás únicamente a tu área correspondiente. No verás a los alumnos del otro programa, ni verás información financiera privada.

1. Ver quién viene a clase hoy
Al entrar a tu panel, puedes ir a "Mis Clases". Ahí verás los grupos que tienes hoy, qué alumnos están apuntados y qué caballo o poni se les ha asignado para esa hora.
2. Alertas de Impago
En la lista de tu clase, si un alumno debe alguna mensualidad, verás una etiqueta roja que dice "Impago" junto a su nombre. Nota importante: No podrás ver cuánto dinero debe ni el historial de sus facturas; esa información es exclusiva de la Directora. Esta alerta es simplemente para que puedas recordárselo al alumno de forma discreta o avisar a la Directora.
3. Estado de los Caballos
Si vas a la sección de "Caballos" o "Ponis", verás el estado de los animales que utilizas. Podrás ver si alguno está marcado como "En reposo" (por ejemplo, si el veterinario ha dicho que no puede trabajar hoy) para que no lo uses en clase.

Guía para los Mozos y Cuidadoras

Dónde entras: Desde el navegador de tu teléfono móvil.

1. Fichar al llegar y al salir
Vuestro panel es el más sencillo de todos. Al acceder con vuestro usuario y contraseña, veréis un gran botón para "Fichar Entrada".

Cuando terminéis vuestro turno de trabajo, volvéis a entrar y pulsáis "Fichar Salida". Si os olvidáis un día, no pasa nada, pero debéis decírselo a Susana para que ella lo corrija a mano.

Flujo de Nuevos Alumnos

El alta de un nuevo alumno sigue un proceso digital y estructurado:

  1. El alumno o tutor completa el formulario online en consentimiento.hipicalasrozas.com y firma digitalmente.
  2. El registro ingresa al panel de la Directora en estado "Pendiente".
  3. La Directora revisa los datos (incluidas las observaciones médicas) y decide en qué grupo/nivel ubicar al alumno.
  4. Al asignar el grupo, el alumno pasa a estado "Activo" y sus cuotas comienzan a gestionarse.

Módulos del Sistema

👤
Estudiantes
Ficha completa por alumno: nivel, área, estado de pago, historial de clases, datos de contacto y tutor.
🐴
Caballos y Ponis
Inventario de animales con estado de disponibilidad, carga de trabajo diaria y alertas de bienestar.
📅
Grupos de Clase
Grupos fijos con horario recurrente, capacidad máxima y asignación de profesora y alumnos.
🔔
Alertas Operativas
Detección automática de conflictos: solapamiento de sesiones, caballo asignado dos veces, nivel incorrecto alumno-caballo.
💶
Pagos e Impagos
Registro de cuotas, estado de pago por alumno y alerta de impago. Acceso financiero exclusivo de la Directora.
🕐
Fichaje
Control de entrada y salida del personal. Recordatorios automáticos. Corrección manual por la Directora.
🏠
Pupilajes
Contratos de internado de caballos privados: propietario, box asignado y cuota mensual.
📝
Inscripción Web
Formulario público de consentimiento con firma digital para nuevos alumnos. Accesible sin login desde consentimiento.hipicalasrozas.com.
🏦
Sincronización Bancaria (Fase 9)
Conexión con bancos (BBVA/Santander) vía API, sugerencias de conciliación guiadas por IA y validación manual por la Directora.